RJR - pozornie prosta liczba, która może mieć duże znaczenie dla Twojej firmy

W dyskusji o unijnej dyrektywie w sprawie przejrzystości wynagrodzeń najczęściej mówi się o luce płacowej, jawności wynagrodzeń i prawach pracowników. Znacznie rzadziej wspomina się o elemencie, od którego w praktyce zaczyna się cały proces - prawidłowym ustaleniu wielkości zatrudnienia.

Jednym ze wskaźników, który będzie miał znaczenie przy stosowaniu nowych obowiązków, są Roczne Jednostki Robocze (RJR).

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że ustalenie RJR to zwykłe zadanie dla działu HR. W rzeczywistości sprawa jest bardziej złożona. Wynik zależy nie tylko od liczby osób zatrudnionych w organizacji, ale także od tego, jak zatrudnienie wyglądało w ciągu roku. Znaczenie mają między innymi wymiar czasu pracy oraz okres pozostawania pracownika w zatrudnieniu. Oznacza to, że sama liczba osób zatrudnionych w firmie na konkretny dzień nie zawsze odpowiada na pytanie, jaka jest wielkość zatrudnienia dla potrzeb nowych regulacji.

Dlaczego RJR jest ważne?

RJR nie jest tylko wskaźnikiem statystycznym. Jego wartość może mieć wpływ na zakres obowiązków sprawozdawczych organizacji.

Zgodnie z projektem polskich przepisów pracodawcy osiągający co najmniej 250 RJR mają raportować lukę płacową co roku. Dla organizacji z wynikiem 100-249 RJR przewidziano raportowanie co trzy lata. Prawidłowe ustalenie RJR staje się więc jednym z pierwszych elementów przygotowania firmy do nowych obowiązków.

Nie chodzi przy tym tylko o uzyskanie konkretnej liczby. Ważne jest również to, na podstawie jakich danych i według jakich zasad została ona ustalona. Jeżeli wynik będzie nieprawidłowy, organizacja może błędnie określić zakres obowiązków, które jej dotyczą.

Problem zaczyna się przy bardziej złożonej strukturze zatrudnienia

W małej organizacji, w której większość pracowników pracuje na pełen etat i pozostaje w zatrudnieniu przez cały rok, ustalenie odpowiednich danych może być stosunkowo proste. Sytuacja zmienia się wraz ze wzrostem organizacji. Pracownicy mogą dołączać do firmy i odchodzić w różnych momentach roku, a także pracować w różnych wymiarach czasu. W efekcie dane potrzebne do analizy mogą zmieniać się w czasie i pochodzić z różnych źródeł. W dużych organizacjach dodatkowym wyzwaniem jest zapewnienie, aby wszystkie te informacje były kompletne i spójne. Dlatego pytanie „ilu pracowników zatrudnia firma?” może okazać się niewystarczające. Znacznie ważniejsze staje się pytanie: czy organizacja potrafi prawidłowo ustalić swoją wielkość zatrudnienia zgodnie z zasadami wynikającymi z nowych regulacji?

Szczególnym przypadkiem są pracownicy tymczasowi

Dobrym przykładem złożoności tego procesu są pracownicy tymczasowi. Projektowane przepisy przewidują uwzględnianie ich po stronie pracodawcy użytkownika, czyli organizacji, w której faktycznie wykonują pracę. Formalnym pracodawcą pozostaje natomiast agencja pracy tymczasowej.

W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia w analizie danych dotyczących osób, których zatrudnienie jest organizacyjnie związane z innym podmiotem. Pojawiają się więc kolejne wyzwania związane z kompletnością, spójnością i dostępnością danych. To jeden z przykładów pokazujących, że RJR nie powinno być traktowane jako proste działanie matematyczne.

RJR to przede wszystkim problem jakości danych

Właściwe ustalenie RJR wymaga uporządkowanych danych dotyczących zatrudnienia. Im większa organizacja i bardziej zmienna struktura zatrudnienia, tym większe znaczenie ma sposób, w jaki dane są gromadzone, łączone i weryfikowane. Problem może pojawić się wtedy, gdy organizacja próbuje ustalić RJR dopiero w momencie przygotowywania raportu. Dane potrzebne do analizy dotyczą przecież zatrudnienia w ciągu roku. Jeżeli informacje są rozproszone, niekompletne lub trudne do odtworzenia, samo przygotowanie wyniku może stać się czasochłonne i podatne na błędy. Dlatego warto pomyśleć o RJR wcześniej - jako o jednym z elementów całego procesu przygotowania organizacji do przejrzystości wynagrodzeń.

RJR to dopiero początek

Ustalenie RJR pozwala odpowiedzieć na jedno z pierwszych pytań: jakie obowiązki związane z raportowaniem mogą dotyczyć organizacji?

Później pojawiają się kolejne wyzwania. Trzeba odpowiednio uporządkować stanowiska, określić grupy pracowników, przeanalizować wynagrodzenia i ustalić, gdzie występują różnice wymagające dalszego wyjaśnienia. Szczególnego znaczenia nabiera tutaj wartościowanie stanowisk. Nowe regulacje opierają porównywanie pracy na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach, takich jak umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy.

Oznacza to, że RJR jest tylko jednym z elementów większego procesu. Dane wykorzystane na początku będą później potrzebne również na kolejnych etapach analizy.

Nie chodzi więc tylko o policzenie jednej liczby

RJR może wyglądać jak niewielki fragment całej reformy. W praktyce dobrze pokazuje jednak zmianę, jaka czeka organizacje. Przejrzystość wynagrodzeń wymaga coraz większej spójności między danymi HR, strukturą stanowisk, wynagrodzeniami i analizą luki płacowej. Dlatego nie wystarczy otrzymać wynik. Organizacja powinna mieć również pewność, że został on ustalony na podstawie właściwych danych i według spójnych zasad. Im bardziej złożona organizacja, tym większe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie danych i wykorzystanie sprawdzonych metod oraz narzędzi, zamiast ręcznego łączenia informacji z wielu źródeł.

Jak podejść do RJR?

Przygotowanie do nowych obowiązków warto rozpocząć odpowiednio wcześniej. Kluczowe jest uporządkowanie danych dotyczących zatrudnienia oraz zapewnienie spójnego sposobu ich analizy. Organizacja powinna również mieć możliwość odtworzenia i wyjaśnienia sposobu, w jaki został ustalony wynik.

W Compline traktujemy te elementy jako część jednego procesu. Łączymy wiedzę z zakresu HR, prawa pracy, analityki i technologii, aby organizacje mogły przygotować się do nowych wymogów w sposób uporządkowany i możliwy do zweryfikowania.

RJR to jednak dopiero początek. Kolejnym krokiem jest prawidłowe określenie, które stanowiska można ze sobą porównywać i jak ocenić ich wartość. To właśnie tutaj zaczyna się wartościowanie stanowisk.

Materiał ma charakter informacyjny i odnosi się do projektowanych polskich przepisów wdrażających Dyrektywę (UE) 2023/970. Ostateczny zakres obowiązków może ulec zmianie w toku procesu legislacyjnego.

O autorce

Małgorzata Troszczyńska - CEO · Ekspert HR. Ekspertka z wieloletnim doświadczeniem w obszarze HR, analiz wynagrodzeń oraz prawa pracy. Specjalizuje się w projektowaniu systemów wynagradzania, analizie danych kadrowo-płacowych oraz tworzeniu narzędzi wspierających zgodność organizacji z wymogami Dyrektywy UE o jawności wynagrodzeń.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak prawidłowo ustalić RJR i uporządkować dane o zatrudnieniu w Twojej organizacji przed nadchodzącymi obowiązkami sprawozdawczymi, zapraszam do bezpośredniego kontaktu: [email protected] · +48 663 019 262.