Jawność w rekrutacji (obowiązuje od 24.12.2025 r.) - widełki, zakaz pytań o zarobki i neutralność ogłoszeń

Od 24 grudnia 2025 r. jawność wynagrodzeń przestała być w Polsce tematem przyszłych przygotowań, a stała się codziennym obowiązkiem działu rekrutacji. Nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. 2025 poz. 807) wprowadziła art. 18³ca i zmieniła art. 22¹ § 1 pkt 6, nakładając trzy konkretne wymogi: poinformowanie kandydata o wynagrodzeniu lub jego przedziale, zakaz pytania o historię zarobków oraz neutralność płciową ogłoszeń i nazw stanowisk.

Przepis jest krótki, ale jego wykonanie dotyka miejsc, w których wiele organizacji nie ma dziś żadnych zasad: skąd biorą się widełki, kto je zatwierdza, co dokładnie wolno zapytać na pierwszej rozmowie i czym po roku wykaże się zgodność podczas kontroli.

W skrócie:

• Obowiązek już działa. Nie ma vacatio legis do wykorzystania - każde ogłoszenie i każda rozmowa kwalifikacyjna od 24 grudnia 2025 r. podlega nowym zasadom, pod rygorem grzywny do 30 000 zł.
• Ryzyko nie leży w samym podaniu kwoty. Leży w tym, że podane widełki muszą dać się obronić obiektywnymi kryteriami - a w większości firm nie wynikają z żadnej ustrukturyzowanej siatki płac.
• Ciężar dowodu jest po stronie pracodawcy. Jeśli nie ma śladu, że informację przekazano, w praktyce przyjmuje się, że jej nie było. Dokumentowanie procesu jest częścią obowiązku, a nie jego dodatkiem.

Jak skonstruować widełki, żeby nie stworzyć dowodu przeciwko sobie

Najczęstsza reakcja na nowy przepis to doklejenie do dotychczasowego ogłoszenia przedziału wziętego z pamięci lub z ostatniej rekrutacji na podobną rolę. To rozwiązanie pozornie zgodne, a w rzeczywistości najbardziej ryzykowne - ponieważ publikowane widełki stają się trwałym, publicznym oświadczeniem firmy o tym, ile jest warta dana praca.

Trzy konsekwencje, które warto przemyśleć, zanim liczba trafi do ogłoszenia:

• Widełki muszą być spójne z tym, co płacicie obecnym pracownikom. Jeśli ogłoszenie na stanowisko specjalisty wskazuje przedział wyższy niż zarobki osób, które wykonują tę pracę od trzech lat, firma sama dostarcza argument w rozmowie o wyrównaniu wynagrodzenia - a docelowo w ewentualnym sporze o równą płacę.
• Rozpiętość przedziału jest komunikatem. Widełki rozciągnięte od 6 000 do 16 000 zł nie informują kandydata o niczym, natomiast sygnalizują, że wynagrodzenie na tym stanowisku ustala się uznaniowo. Przedział powinien odpowiadać realnej rozpiętości kategorii zaszeregowania, a nie całemu spektrum wyobrażalnych wynagrodzeń.
• Kryteria różnicowania trzeba nazwać. Jeżeli jedna osoba wchodzi do firmy bliżej dolnej, a druga bliżej górnej granicy, różnicę musi tłumaczyć kryterium obiektywne i neutralne pod względem płci - zakres odpowiedzialności, wymagane kompetencje, samodzielność decyzyjna - a nie wynik negocjacji.

Warto też z góry przesądzić, czy podawany przedział obejmuje wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, czy również elementy zmienne. Jeśli w ogłoszeniu pojawia się kwota „z premią”, kandydat ma prawo rozumieć ją jako realnie osiągalną - a rozbieżność między obietnicą a praktyką premiową bywa źródłem sporu równie często jak sama stawka zasadnicza. Czytelniejsze jest podanie widełek wynagrodzenia zasadniczego i osobne opisanie zasad premiowania.

Sedno problemu: widełki nie są zadaniem komunikacyjnym, tylko konsekwencją struktury płac. Firma, która nie ma wycenionych ról i kategorii zaszeregowania, nie ma z czego wyprowadzić przedziału - i za każdym razem tworzy go od nowa. O tym, jak powstaje ta struktura, piszemy w artykule Wycena stanowisk a kategoria pracowników.

Kiedy i w jakiej formie przekazać informację

Przepis nie wymaga, aby widełki znalazły się w treści ogłoszenia. Informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale można przekazać:

1. w ogłoszeniu o pracę,
2. przed rozmową kwalifikacyjną,
3. najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

Sens regulacji jest jednak taki, aby kandydat znał widełki, zanim zacznie rozmawiać o warunkach - nie po to, by dowiedział się o nich przy podpisywaniu umowy. Praktyczny wniosek: jeśli firma nie publikuje widełek w ogłoszeniu, powinna mieć stały, powtarzalny moment ich przekazania, najlepiej w zaproszeniu na rozmowę.

Osobnej decyzji wymagają ścieżki naboru, które omijają klasyczne ogłoszenie:

• Rekrutacje z polecenia i kontakt bezpośredni. Brak ogłoszenia nie znosi obowiązku - informacja musi trafić do kandydata tak samo jak w naborze otwartym.
• Agencje rekrutacyjne i head-hunterzy. Proces prowadzony przez podmiot zewnętrzny na rzecz pracodawcy nadal jest naborem tego pracodawcy. Umowy z agencjami warto uzupełnić o zobowiązanie do przekazywania widełek, zakaz zbierania danych o historii zarobków kandydata oraz obowiązek przekazania dokumentacji procesu.
• Rekrutacje wewnętrzne i awanse. Formalnie dotyczą już zatrudnionych, ale stosowanie wobec nich innego standardu jawności niż wobec kandydatów zewnętrznych tworzy trudną do obrony niespójność.

Zakaz pytań o historię zarobków - gdzie przebiega granica

Zakaz z art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy ma przeciąć mechanizm, który przez lata utrwalał zaniżone stawki: kandydat zarabiający mniej dostawał ofertę wyliczoną od swojej dotychczasowej pensji, a nie od wartości pracy, którą miał wykonywać. Ponieważ mechanizm ten uderzał nieproporcjonalnie w osoby wracające z przerw zawodowych i w kobiety, jego usunięcie jest jednym z filarów dyrektywy.

Granica jest prosta, choć w praktyce łatwa do przekroczenia:

Dozwolone	Zakazane
Jakie są Pani/Pana oczekiwania finansowe wobec tego stanowiska?	Ile Pani/Pan obecnie zarabia?
Czy przedstawione widełki odpowiadają Pani/Pana oczekiwaniom?	Jaka była Pani/Pana ostatnia pensja zasadnicza?
Jakie elementy wynagrodzenia są dla Pani/Pana najważniejsze?	Proszę o podanie wysokości premii u obecnego pracodawcy.

Zakaz dotyczy nie tylko pytań zadawanych wprost na rozmowie. W praktyce trzeba przejrzeć także:

• formularze aplikacyjne i pola w systemie ATS - w wielu konfiguracjach nadal widnieje pole „obecne wynagrodzenie”, często obowiązkowe;
• skrypty i scorecardy rekruterów - pytanie o zarobki bywa wpisane w standardowy przebieg screeningu telefonicznego;
• briefy przekazywane agencjom - jeśli firma prosi partnera o „kandydatów w widełkach zbliżonych do obecnych zarobków”, zakaz obchodzony jest cudzymi rękami;
• dane historyczne w bazie kandydatów - informacje o zarobkach zebrane przed 24 grudnia 2025 r. nie powinny być wykorzystywane do kształtowania obecnych ofert.

Najsłabszym ogniwem pozostaje jednak rozmowa. Pytanie o obecną pensję bywa u doświadczonych rekruterów odruchem, a nie decyzją - dlatego samo wysłanie komunikatu o zmianie przepisów rzadko wystarcza. Skuteczniejsze jest przećwiczenie nowego scenariusza rozmowy i wyposażenie zespołu w gotowe sformułowania zastępcze.

Neutralność ogłoszeń i nazw stanowisk

Trzeci obowiązek jest najczęściej pomijany, bo nie wiąże się z żadną kwotą. Ogłoszenie i nazwa stanowiska muszą być sformułowane neutralnie pod względem płci, a cały proces naboru - niedyskryminujący.

W praktyce oznacza to weryfikację trzech warstw ogłoszenia:

• Nazwa stanowiska. Formy jednoznacznie wskazujące płeć zastępuje się neutralnymi albo obiema formami. Dotyczy to również nazw utrwalonych zwyczajowo, takich jak „sprzątaczka” czy „przedstawiciel handlowy” używany wyłącznie w formie męskiej.
• Opis roli. Sformułowania typu „poszukujemy silnego mężczyzny do pracy w magazynie” są oczywiste, ale ryzyko częściej tkwi w opisach subtelniejszych - odwołaniach do „dyspozycyjności bez ograniczeń”, „pełnej mobilności” czy „energicznego, młodego zespołu”, które pośrednio zniechęcają określone grupy kandydatów.
• Kryteria wymagań. Wymóg nieprzerwanego stażu, gotowości do częstych wyjazdów czy pracy w nietypowych godzinach może być uzasadniony charakterem roli, ale musi być rzeczywiście niezbędny. Jeśli nie jest, działa jak filtr pośrednio różnicujący.

Ta sama logika obowiązuje później przy wartościowaniu ról: kryteria muszą opisywać wymagania pracy, a nie cechy osoby, która zwykle ją wykonuje.

Czym wykażesz zgodność podczas kontroli

Za nieudzielenie kandydatowi informacji o wynagrodzeniu oraz za żądanie danych o zarobkach u obecnego lub poprzednich pracodawców grozi grzywna od 1 000 zł do 30 000 zł na podstawie art. 281 § 1 Kodeksu pracy. W razie kontroli lub sporu to pracodawca wykazuje, że obowiązek wykonał - nie kandydat, że go nie otrzymał.

Minimalny zestaw śladów, który warto mieć w każdej rekrutacji:

1. Zarchiwizowana treść ogłoszenia z datą publikacji. Ogłoszenia znikają z portali, a ich treść bywa edytowana w trakcie naboru. Bez własnej kopii nie da się odtworzyć, co i kiedy zostało opublikowane.
2. Szablon wiadomości z widełkami wysyłanej przed rozmową, z zapisem daty i adresata w ATS lub w skrzynce rekrutacyjnej.
3. Zapis uzasadnienia oferty. Jeśli kandydat wchodzi bliżej górnej granicy przedziału, powód powinien być zanotowany w momencie decyzji - odtwarzanie go po dwóch latach jest niewykonalne.
4. Polityka retencji danych rekrutacyjnych. Dokumentacja musi przetrwać wystarczająco długo, by obronić decyzję, ale nie dłużej, niż pozwala podstawa przetwarzania danych osobowych. To wymaga uzgodnienia z osobą odpowiedzialną za ochronę danych.
5. Ślad przeglądu formularzy i skryptów. Data usunięcia pola „obecne wynagrodzenie” z ATS i data szkolenia rekruterów to prosty dowód należytej staranności.

Uwaga praktyczna: dokumentacja rekrutacyjna z lat 2026-2027 nie służy wyłącznie ewentualnej kontroli PIP. Te same zapisy będą potrzebne przy pierwszej analizie luki płacowej - to one wyjaśnią, dlaczego dwie osoby na tym samym stanowisku weszły do firmy z różnym wynagrodzeniem.

Od widełek do struktury

Obowiązki rekrutacyjne są pierwszym etapem wdrożenia dyrektywy i jedynym, który już obowiązuje. Są też etapem najbardziej mylącym: dają się formalnie spełnić w tydzień, dopisując przedział do ogłoszenia i rozsyłając notatkę do rekruterów. Problem w tym, że bez uporządkowanej struktury płac każde takie widełki są zgadywaniem, a od 2026 r. każde z nich zostaje w dokumentacji jako publiczne oświadczenie firmy o wartości danej pracy.

Dlatego praca nad jawnością w rekrutacji i praca nad wyceną ról to w istocie jedno zadanie, wykonywane od dwóch stron. Szerszy kontekst terminów i etapów wdrożenia opisaliśmy w artykule Dyrektywa UE 2023/970 a projekt ustawy UC127 - co i kiedy naprawdę wchodzi w życie?, a pięć kroków weryfikacji gotowości organizacji - w artykule Jawność wynagrodzeń to nie tylko widełki.

W kolejnym artykule z tej serii zajmujemy się kryterium, które w nowym porządku prawnym budzi najwięcej wątpliwości przy budowie siatek płac: stażem pracy - Staż pracy „po nowemu” - jak B2B i zlecenia wpłyną na siatki płac.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przy planowaniu procesów rekrutacyjnych należy uwzględniać aktualny stan polskich przepisów implementujących Dyrektywę (UE) 2023/970 oraz ostateczny kształt ustawy UC127.

O autorce

Małgorzata Troszczyńska - CEO · Ekspert HR. Ekspertka z wieloletnim doświadczeniem w obszarze HR, analiz wynagrodzeń oraz prawa pracy. Specjalizuje się w projektowaniu systemów wynagradzania, analizie danych kadrowo-płacowych oraz przygotowaniu organizacji do wymogów Dyrektywy UE o jawności wynagrodzeń.

Chcesz sprawdzić, czy Twoje ogłoszenia i procesy rekrutacyjne spełniają nowe wymogi? Zapraszam do kontaktu: [email protected] · +48 663 019 262.